Abstract

General background of this research focuses on the use of medical record forms in inpatient clinics, particularly at the Afifa Prambon Clinic. Specific background indicates that the forms currently used may not meet expected standards, both in terms of physical, anatomical, and content aspects. Knowledge gap lies in the lack of comprehensive analysis of the compliance of these forms with Huffman's theory. The aim of this study is to analyze the design of medical record forms at the Afifa Clinic based on physical, anatomical, and content aspects. Results of the research show that the physical aspect of the form is inadequate, such as the use of paper material that easily tears, and the anatomical aspect also does not meet standards, including the absence of form numbers and filling instructions. The novelty of this study lies in identifying the elements that need improvement in the form design and providing recommendations for enhancements. The implication of this research emphasizes the importance of improving form design to enhance the quality of medical record filling, which in turn can contribute to better healthcare services in the clinic.

Highlight:

• Role of Music: National songs serve as powerful tools for fostering patriotism among students.
• Teacher Involvement: Teachers play a crucial role in integrating national songs into the curriculum.
• Cognitive Connection: Singing national songs enhances students' emotional and cognitive ties to their country.

Keyword: Nationalism, Education, National Songs, Character Development, Patriotism

Pendahuluan

Klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan pelayanan medis dasar dan/ atau spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu jenis tenaga kesehatan dan dipimpin oleh seorang tenaga medis [1]. Sedangkan pengertian dari rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang telah diberikan kepada pasien [2]. Desain formulir adalah kegiatan merancang formulir berdasarkan kebutuhan pencatatan transaksi pelayanan, kegiatan pelayanan dan penyusunan atau pembuatan laporan organisasi [3]. Desain Formulir Rekam Medis merupakan suatu bentuk lembaran catatan dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi dengan angka-angka, jawaban-jawaban ataupun keterangan-keterangan yang sesuai dengan pertanyaan-pertanyaan atau instruksi-intsruksi yang ada [4]. Menurut Huffman, Formulir adalah salah satu alat bantu tertulis yang digunakan untuk mencatat, memproses, atau menganalisa data keuangan pengguna [5]. Untuk membuat formulir agar dapat membuat informasi yang sesuai dengan kebutuhan, maka perlu memperhatikan aspek-aspek yang terdapat pada formulir, antara lain aspek anatomi, aspek fisik dan aspek isi [6]. Berdasarkan hasil dari dilakukannya observasi dan wawancara kepada petugas rekam medis yang ada di Klinik Afifa pada tanggal 24 April 2021 bahwa PPA yang terdapat pada Klinik Afifa berjumlah 20 orang yang terdiri dari 4 orang dokter dimana 2 orang dokter umum dan 2 orang dokter gigi, 5 orang bidan, 2 orang perawat, 6 orang farmasi, dan 3 orang perekam medis. Dari 20 orang PPA tersebut saya hanya mengambil 10 orang PPA yang akan saya wawancarai untuk evaluasi desan formulir rawat inap di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin Afifa Prambon dikarenakan tidak adanya waktu untuk mewawancari semua PPA yang terdapat diklinik tersebut akan tetapi dari 10 PPA yang saya wawancarai itu sudah mewakili semua profesi yang terdapat di klinik tersebut dimana yang terdiri dari 2 orang yang berprofesi sebagai dokter umum, 3 orang yang berprofesi sebagai bidan, 2 orang yang berprofesi sebagai perawat dan 3 orang yang berprofesi sebagai perekam medis.

Dari 10 PPA yang saya wawancari untuk evaluasi formulir Status rawat Inap 10 orang mengatakan untuk dibagian heading perlu direvisi dan pada bagian instruction dan body yang menyatakan perlu direvisi adalah 8 orang. Pada Formulir Inform Consent / Persetujuan Tindakan Medis 10 orang mengatakan pada bagian heading perlu direvisi dan 8 orang mengatakan pada bagian body perlu direvisi. Pada Formulir TTV / Vital Sign 10 orang mengatakan pada bagian heading perlu direvisi. 10 orang menyatakan pada Formulir Catatan Dokter dan Keperawatan di bagian Heading perlu direvisi. 10 orang menyatakan pada Formulir Pemberian Cairan / Transfusi / Foto Terapi di bagian heading perlu direvisi. Dan Pada Formulir Pemberian Informasi dan Persetujuan Umum Pasien Rawat Inap (General Consent) bahwa 10 orang mengatakan bahwa pada heading bagian judul dan identitas klinik perlu direvisi.

Permasalahan yang terdapat pada di klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin Afifa Prambon adalah kurangnya sumber daya manusia yang lulusan perekam medis atau PMIK dan formulir yang terdapat pada klinik tersebut kurang sesuai dengan standart desain formulir serta belum adanya revisi untuk meningkatkan mutu pada desain formulir rawat inap sejak berdirinya Klinik sampai saat ini. Ketidak sesuaian formulir rawat inap di klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin afifa Prambon dapat dilihat juga dari aspek anatomi formulir. Karena pemeliharaan dan kontrol formulir yang tidak efisien bisa saja terjadi karena banyaknya jumlah formulir yang digunakan oleh para pengguna dengan kebutuhan yang berbeda – beda. Formulir yang didesain kurang baik dapat menyebabkan pengumpulan data yang tidak memadai, dokumentasi menjadi lambat, dan informasi salah. Desain formulir menjadi cara yang paling penting untuk mencatat, mengumpulkan, pengolahan dan penyajian data dalam suatu sistem pelayanan, maka dari itu Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin Afifa Prambon perlu melakukan tinjauan terhadap desain formulir yang sudah ada. Selain digunakan untuk keperluan manajemen pelayanan kesehatan, pemantauan kualitas pelayanan kesehatan, kesehatan masyarakat/ komunitas juga seringkali digunakan untuk beberapa kebutuhan lain yang seringkali dirangkum dalam akronim ALFRED (Administration, Legal, Finance, Research, Education, Documentation) [7].

Perumusan Masalah

Bagiamana desain formulir rekam medis pasien rawat inap di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin Afifa Prambon tahun 2021?

Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan Untuk menganalisis desain formulir rekam medis pasien rawat inap di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin Afifa Prambon.

Manfaat Penelitian

Menjadi bahan pertimbangan bagi Klinik terkait dengan perancangan desain formulir rawat inap sehingga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk digunakan dimasa yang akan datang di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin Afifa Prambon.

Menambah wawasan serta pengetahuan tentang standart formulir rekam medis yag sesuai dengan standart yang sudah ada dan dapat menerapkan pengetahuan yang telah diperoleh selama di bangku perkuliahan dan dapat menambah pengetahuan dan pengalaman yang lebih luas terkait penelitian yang dilakukan.

1. Bagi Klinik

Menjadi bahan pertimbangan bagi Klinik terkait dengan perancangan desain formulir rawat inap sehingga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk digunakan dimasa yang akan datang di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin Afifa Prambon.

2. Bagi peneliti

Menambah wawasan serta pengetahuan tentang standart formulir rekam medis yag sesuai dengan standart yang sudah ada dan dapat menerapkan pengetahuan yang telah diperoleh selama di bangku perkuliahan dan dapat menambah pengetahuan dan pengalaman yang lebih luas terkait penelitian yang dilakukan.

3. Bagi Institusi Pendidikan

Dapat digunakan sebagai wawancara dan bahan evaluasi belajar dalam peningkatan mutu pendidikan khususnya di bidang Rekam Medis dan sebagai referensi penelitian lanjutan bagi mahasiswa yang akan melakukan penelitian.

Metode

Penelitian yang dilakukan mengikuti penelitian deskriptif kualitatif. Metode penelitian deskriptif merupakan suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan untuk mendeskriptifkan atau menggambarkan tentang suatu keadaan secara objektif [8]. Penelitian deskriptif kualitatif ini menggunakan kerangka yang merupakan abstraksi yang terbentuk oleh generalisasi dari hal-hal khusus [9]. Oleh karena itu konsep merupakan abstraksi, maka konsep tidak dapat langsung diamati atau diukur. Maka dalam penelitian ini rancang bangun penelitian yang digunakan ini adalah menggunakan pendekatan observasional. Dimana dalam penelitian ini mengobservasi secara langsung formulir rekam medis rawat inap yang digunakan dengan menggunakan pedoman observasi yang telah disusun yaitu dengan cara wawancara dan membagikan kuisioner kepada petugas rekam medis dan juga PPA. Dimana wawancara adalah merupakan percakapan antara dua orang mengenai suatu subjek yang spesifik [10]. Kuisioner adalah suatu metode pengumpulan data yang berbentuk lembaran angket. Lembaran angket tersebut dapat berupa sejumlah pertanyaan tertulis yang bertujuan untuk memperoleh informasi dari responden [11]. Observasi merupakan metode pengumpulan data melalui pengamatan visual dengan menggunakan panca-indra. Unsur terpenting dalam observasi adalah mempertahankan objektivitas penilaian [12]. Penelitian ini dilakukan di Klinik Afifah khususnya pada instalasi Rekam Medis yang dilaksanakan pada bulan April tahun 2021 – Juni tahun 2022 dan dalam pengambilan data awal dilakukan pada 05 Desember 2021. Populasi dalam penelitian ini adalah semua formulir rawat inap yang terdapat di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin Afifa Prambon. Formulir yang terdapat pada klinik tersebut berjumlah 26 formulir yang terdiri dari 7 formulir rawat jalan, 9 formulir klinik rawat inap dan 10 formulir klinik bersalin. Menurut Natoadmodjo, sampel adalah bagian dari objek yang diteliti yang dapat mewakili seluruh populasi tersebut [13]. Sampel dalam penelitian adalah semua formulir rawat inap yang terdapat di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin Afifa Prambon sebagai objek penelitiannya [14]. Sampel dalam penelitian ini adalah lembar formulir rawat inap yang terdapat pada berkas rekam medis di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin Afifa Prambon.

Adapun penelitian yang diteliti adalah lembar formulir rawat inap. Variabel yang digunakan penelitian adalah desain formulir rawat inap, terdapat beberapa aspek yaitu :

1. Aspek Fisik

2. Aspek Anatomi

3. Aspek Isi

Definisi operasional adalah batasan pengertian yang dijadikan pedoman untuk melakukan penelitian. Oleh karena itu, definisi ini disebut juga definisi subjektif karena disusun berdasarkan keinginan orang yang akan melakukan penelitian [15]. Definisi operasional dalam penelitian ini yaitu dengan mengukur variabel yang digunakan dalam penelitian analisis desain formulir rawat inap adalah sebagai berikut :

1. Aspek Fisik

Meliputi : Bahan, Bentuk, Ukuran, dan Warna.

2. Aspek Anatomi

Meliputi : Heading, Introduction, Instruction, Body, dan Close.

3. Aspek Isi

Meliputi : Kelengkapan butir data, Terminologi, Singkatan, dan Simbol.

Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian dengan cara observadi dan juga wawancara. Analisa data yang digunakan dalam penelitian ini sebagai berikut :

1. Mengkelompokkan data yang diperoleh, yaitu dari aspek fisik, aspek anatomi dan aspek isi.

2. Mendeskripsikan data yang diperoleh, yaitu dari aspek fisik, aspek anatomi dan aspek isi.

3. Mengelompokkan kendala dan kebutuhan pengguna dalam pengisian Formulir Rawat Inap.

4. Merancang ulang desain formulir sesuai dengan kebutuhan pengguna

Hasil dan Pembahasan

Setelah mekalukan observasi dari pedoman observasi dan melakukan wawancara kepada petugas rekam medis dan juga kepada PPA maka hasil yang diperoleh dalam analisis desaing formulir rawat inap di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin Afifa Prambon sebagai berikut :

Berdasarkan hasil penelitian tentang Analisis Desain Formulir Rekam Medis Rawat Inap di Klinik Afifa maka pembahasannya sebagai berikut :

1. Aspek Fisik

a. Bahan: Bahan yang digunakan pada Formulir Rekam Medis Rawat Inap di Klinik Rawat Inap Dan klinik Bersalin Afifa Prambon adalah kertas Kuwarto 70 gram sehingga formulir mudah robek. Bahan yang digunakan untuk formulir yang disimpan atau diabadikan minimal memakai kertas A4 80 gram.

b. Bentuk: Bentuk Formulir Rekam Medis Rawat Inap yaitu persegi panjang. Bentuk formulir disesuaikan dengan teori dan disesuaikan dengan formulir lain agar mudah dalam penyimpanannya. Biasanya bentuk formulir adalah persegi panjang.

c. Ukuran: Ukuran yang digunakan pada formulir Rekam Medis Rawat Inap Klinik Rawat Inap dan Kilink Bersalin Afifa Prambon adalah kertas Kuwarto dengan panjang 33 cm dan lebar 21,5 cm. Menurut AHIMA semua formulir seharusnya dibuat dengan ukuran yang sama menggunakan kertas ukuran A4.

d. Warna: Warna yang digunakan pada Formulir Rekam Medis Rawat inap Klinik Rawat Inap Dan Klinik Bersalin Afifa Prambon adalah warna dasar putih dengan tinta warna hitam. Penggunaan warna harus kontras antara warna formulir dengan tinta pengisian agar tidak menyulitkan pengguna pada saat pengisian.

2. Aspek Anatomi

a. Heading: Bagian heading pada formulir rawat inap di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin AFIFA Prambon jika dilihat dari hasil tabel 3 diatas bahwa dari 9 formulir rawat inap, hanya ada 1 formulir yang sesuai dan 8 formulir yang tidak sesuai. Dari 8 formulir yang tidak sesuai itu tidak adanya tahun penerbitan formulir atau tahun revisi formulir, tidak ada nomor identtas formulir, tidak ada identitas klinik yang terdapat pada formulir surat pernyataan pasien rawat inap dan belum terdapat judul formulir pada formulir Vital sign. Dimana pada aspek anatomi di bagian heading terdapat judul formulir, identitas klinik, identitas pasien, nomor halaman dan tanggal penerbitan.

b. Introduction: Bagian introduction pada formulir rawat inap di Koinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin AFIFA Prambon jika dilihat dari hasil tabel 4 diatas bahwa dari 9 formulir rawat inap, 8 formulir sudah sesuai dan 1 formulir yang tidak sesuai. Dari 1 formulir yang tidak sesuai tersebut adalah pada formulir Vital sign dimana pada formulir tersebut belum terdapat judul formulir. Judul formulir pada bagian introduction ini bermaksud untuk menunjukkan tujuan dari formulir ini.

c. Instruction: Bagian instruction pada formulir rawat inap di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin AFIFA Prambon jika dilihat dari hasil tabel 5 diatas bahwa dari 9 formulir rawat inap, 1 formulir yang sudah sesuai dan 8 formulir yang belum sesuai. Dari 8 formulir rawat inap yang belum itu dikarenakan tidak terdapat instruksi pengisian formulir. Seperti dengan coret yang tidak perlu diberi tanda *) dan beri tanda V pada kotak untuk tanda **). Karena pada aspek anatomi perlu adanya instruksi untuk penggunaan formulir.

d. Body: Bagian body pada formulir rawat inap di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin AFIFA Prambon jika dilihat dari hasil tabel 6 diatas bahwa ada 1 formulir yang sudah sesuai dan 8 formulir yang tidak sesuai. Dari 8 formulir rawat inap yang tidak sesuai pada formulir surat pernyataan status pasien rawat inap margin tepi atas dan tepi bawah 1cm, formulir Status rawat inap margin tepi atas dan tepi bawah adalah 1 cm. Formulir inform consent/ persetujuan tindakan medis margin tepi kiri, tepi atas dan tepi bawah adalah 1 cm. Formulir vital sign margin tepi kiri, tepi atas dan tepi bawah adalah 1 cm. Formulir catatan dokter dan keperawatan margin tepi kiri, tepi atas dan tepi bawah adalah 1 cm. Formulir pemberian Cairan/ Transfusi/ Foto terapi margin tepi atas dan tepi bawah adalah 1 cm. Formulir surat keterangan pasien pulang margin tepi kanan 0,5 cm, margin tepi atas dan tepi bawah adalah 1 cm. Formulir kontrol rawat inap margin tepi kanan 0,5 cm, margin tepi atas dan tepi bawah adalah 1 cm. Jika menurut teori huffan di aspek body pada bagian margin di jelaskan bahwa tepi kiri 2 cm, tepi kanan 2 cm, tepi atas 2,5 cm dan tepi bawah 1,5 – 2 cm. Dimana pada aspek anatomi pada bagian body ini terdapat batas tepi badan dengan bagian lain, spasi pada tiap kolom isi, penggunaan garis pada badan, tipe huruf dan cara pengisian badan.

e. Close: Bagian close pada formulir rawat inap di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin AFIFA Prambon jika dilihat dari hasil tabel 7 diatas bahwa dari 9 formulir rawat inap 9 formulir rawat inap sudah sesuai. Dimana pada aspek anatomi pada bagian close yang terdiri dari otentik ( tanda tangan) dan juga tanggal.

3. Aspek Isi

a. Kelengkapan Butir Data: Kelengkapan butir data atau item pada Formulir Rawat Inap di Klinik Rawat Inap Dan Klinik Bersalin Afifa Prambon belum sesuai.

b. Terminologi: Tidak Terdapat terminologi pada Formulir Rawat Inap di Klinik Rawat Inap Dan Klinik Bersalin Afifa Prambon.

c. Singkatan: Terdapat singkatan pada Formulir Rawat di Klinik Rawat Inap Dan Klinik Bersalin Afifa Prambon.

d. Simbol: Tidak Terdapat Simbol Pada Formulir Rawat Inap di Klinik Rawat Inap Dan Klinik Bersalin Afifa Prambon.

Kesimpulan

Analisis terhadap formulir rekam medis rawat inap di Klinik Rawat Inap dan Klinik Bersalin Afifa Prambon menunjukkan adanya ketidaksesuaian pada aspek fisik, anatomi, dan isi berdasarkan standar teori Huffman. Secara fisik, penggunaan kertas kuarto 70 gram dinilai tidak memadai karena mudah rusak, sehingga diperlukan bahan yang lebih tahan lama. Dari segi anatomi, elemen penting seperti nomor formulir, tanggal revisi, dan petunjuk pengisian tidak tercantum, serta beberapa formulir tidak memiliki judul maupun identitas klinik, yang mengurangi kegunaan dan kesesuaiannya dengan standar. Pada aspek isi, meskipun formulir dinilai sudah memenuhi kebutuhan pengguna berdasarkan wawancara dengan PPA, masih terdapat ketidaksesuaian dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008, khususnya terkait kelengkapan identitas pasien. Kekurangan-kekurangan ini berpotensi menghambat efisiensi dan akurasi pengelolaan data di fasilitas kesehatan. Penelitian lanjutan perlu dilakukan untuk mengkaji implementasi desain ulang formulir yang berpusat pada kebutuhan pengguna serta dampaknya terhadap peningkatan kualitas dokumentasi klinis dan pelayanan kesehatan.

References

1. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, “Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 28/MENKES/PER/I/2011 tentang Klinik,” Jakarta, 2011.
2. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, “PERMENKES Nomor 269/MENKES/PER/III tentang Rekam Medis,” Jakarta, 2008.
3. L. Handayuni, Rekam Medis dalam Manajemen Informasi Kesehatan. Sumatra Barat: Insan Cendekia Mandiri, 2020.
4. U. K. Nisak, Buku Ajar Pengantar Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Sidoarjo: Umsida Press, 2019.
5. E. K. Huffman, Health Information Management. Physicians' Record Company, 1994.
6. I. Mathar, Manajemen Informasi Kesehatan (Pengelolaan Dokumen Rekam Medis). Yogyakarta: CV Budi Utama, 2018.
7. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, “Pedoman penyelenggaraan dan prosedur rekam medis rumah sakit di Indonesia,” Jakarta, 2006.
8. S. Notoatmodjo, Promosi Kesehatan Teori dan Aplikasinya. Jakarta: Rineka Cipta, 2005.
9. R. Hatta G, “Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan,” Jakarta: UI-Pres, 2009.
10. H. Subakti, D. Chamidah, R. S. Siregar, A. N. Catur, and M. Recard, Metode Penelitian Pendidikan. Jakarta: Yayasan Kita Menulis, 2021.
11. Asmadi, Konsep Dasar Keperawatan. Jakarta: Penerbit Buku Kedokteran EGC, 2005.
12. S. Notoatmodjo, Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta, 2012.
13. S. Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktis Revisi VI. Jakarta: Rineka Cipta, 2012.
14. E. Triyanti and I. R. Weningsih, Manajemen Informasi Kesehatan III Desain Formulir. Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2018.
15. W. Hs Widjono, Bahasa Indonesia Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian di Perguruan Tinggi. Jakarta: PT. Grasindo, 2007.