Pelayanan administrasi dalam tingkat pemerintah daerah diawali dari layanan di tingkat RT/RW, yang berakhir pada pemerintah pusat. Dalam tingkat kabupaten, layanan administrasi juga dikelola oleh Desa dengan bantuan dari Ketua RT/RW desa setempat. Salah satu layanan administrasi pada tingkat desa adalah pendataan dan pencatatan kependudukan yang bertujuan untuk mengevaluasi data kependudukan secara berkala [1]. Proses pendataan dan pencatatan kependudukan sudah menjadi tugas utama desa di seluruh Indonesia, termasuk Desa Keboan Anom, Sidoarjo, Jawa Timur. Desa Keboan Anom merupakan salah satu desa di Kabupaten Sidoarjo, Kecamatan Gedangan, yang selalu konsisten menciptakan inovasi untuk kemajuan desa. Banyak inovasi mengenai pengembangan wisata dan pengembangan ekonomi warga yang sudah dilakukan, namun penerapan teknologi masih terbatas. Desa Keboan Anom memiliki RT sebanyak 38 dan RW sebanyak 10 dengan total jumlah Kepala Keluarga sebanyak 2.925 KK [2].

Sampai dengan tahun 2022, tercatat jumlah warga Desa Keboan Anom adalah 9.537, dimana 108 orang diantaranya merupakan warga tidak tetap atau pendatang [2]. Jumlah kepindahan warga desa mencapai 123 orang dalam satu tahun, artinya perlu dilakukan pembaharuan data warga untuk menghindari data invalid. Namun faktanya, pembaruan data belum maksimal dilakukan karena terbatasnya sarana dan prasarana desa. Pencatatan data kependudukan warga tetap maupun pendatang selama ini masih dilakukan secara manual, yakni mengumpulkan salinan Kartu Keluarga pada tiap RT dan RW dan mencatatnya ke dalam buku pendataan. Selama proses manual ini berjalan, berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan perangkat RT, didapatkan beberapa kendala seperti buku terselip, dokumen Kartu Keluarga warga hilang atau sobek, hingga buku yang sudah hilang (untuk data lama). Kendala ini berakibat sulitnya perangkat desa untuk mengkonfirmasi status kependudukan warga dan perangkat RT/RW kesulitan untuk mengidentifikasi penduduk yang belum tercatat karena penduduk pendatang hanya diwajibkan lapor kepada Ketua RT/RW setempat.

Hal ini dibuktikan langsung oleh Bupati Kabupaten Sidoarjo pada tahun 2021 yang menyampaikan dalam kegiatan Pelatihan Pendataan Desa, bahwa kurangnya kesadaran masyarakat dalam memperbarui atau memperbaiki datanya. Banyak warga yang cenderung tidak segera lapor jika ada anggota keluarganya yang meninggal atau melahirkan [3]. Selain itu, ditemukan beberapa data yang tidak valid, sebagai contoh pada data jumlah orang lanjut usia (lansia) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Sidoarjo yang tidak sama dengan data di lapangan. Permasalahan ini tentunya akan berdampak negatif pada pelaporan data Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Sidoarjo kepada Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kemendagri. Dengan demikian, penelitian ini bertujuan untuk membuat aplikasi pendataan warga di Desa Keboan Anom Sidoarjo berbasis web agar pelayanan pencatatan data kependudukan lebih efisien. Selain itu pada aplikasi ini juga dilengkapi fitur untuk mencatat iuran kas warga agar RT di Desa Keboan Anom memiliki riwayat data kas masing-masing warga dan pengeluaran serta pemasukan kas RT dapat terpantau secara otomasi. Beberapa penelitian terkait sebelumnya juga dikatakan bahwa penyediaan sistem informasi kependudukan menjadikan pelayanan dan penyebaran informasi lebih efektif dan efisien kepada masyarakat [4][5]. Dengan adanya aplikasi ini dapat membantu perangkat RT/RW dan Desa dalam mendata warga beserta status kependudukannya serta membantu pengelolaan data pemasukan dan pengeluaran kas RT/RW.

Metode pengembangan sistem pada penelitian ini menggunakan model System Development Life Cycle (SDLC) Waterfall. Model ini adalah model sistematis yang lebih efektif dalam pengembangan aplikasi karena kebutuhan aplikasi diarahkan dengan lebih terorganisir [6], [7].

Pada tahap hasil dan pembahasan akan dibahas rinci sesuai dengan tahapan pada metode penelitian. Tahapan pertama yaitu requirement, diketahui bahwa permasalahan berkaitan dengan pencatatan data kependudukan dan kas warga yang umumnya masih menggunakan cara manual dengan dicatat melalui buku, sehingga dibutuhkan aplikasi yang mampu menjadikan proses pencatatan lebih efisien. Tahapan dilanjutkan ke desain yang bertujuan untuk membantu dalam rancang bangun sistem. Pada tahap desain, disusunlah model use case system dan class diagram, Usecase dirancang untuk kebutuhan dua aktor, yaitu warga dan sekretaris RT yang ditunjukkan pada gambar 2.

Implementasi aplikasi pencatatan data dan kas warga RT dalam desa Keboan Anom Sidoarjo telah membawa manfaat signifikan dalam pengelolaan data warga, iuran, dan laporan. Dengan menggunakan sistem berbasis website yang dapat diakses oleh sekretaris, ketua RT, dan warga melalui koneksi internet, aplikasi ini memberikan kemudahan dalam akses dan penggunaan fitur yang telah diuji melalui metode black box testing. Dalam konteks desa Keboan Anom Sidoarjo, implementasi aplikasi ini dapat mendukung transformasi desa menuju Desa Digital yang lebih efisien dan terhubung secara teknologi. Penelitian selanjutnya dapat mengkaji tingkat partisipasi masyarakat dalam menggunakan aplikasi ini dan menggali dampaknya terhadap peran serta warga dalam pengambilan keputusan dan pengelolaan desa secara keseluruhan. Pendekatan partisipatif dapat digunakan untuk memperoleh perspektif warga dan memahami sejauh mana aplikasi ini mendorong partisipasi aktif masyarakat desa Keboan Anom Sidoarjo. Implikasi dan penelitian lebih lanjut di bidang ini dapat memberikan wawasan yang berharga dalam mengoptimalkan pemanfaatan teknologi dalam konteks pemerintahan desa dan partisipasi masyarakat.